Dans le monde du travail, il est souvent nécessaire de relancer ses contacts professionnels afin d’obtenir une réponse ou de vérifier l’avancement d’un projet. Une relance bien construite contribue à renforcer les relations professionnelles et implique efficacement votre interlocuteur dans la résolution d’un problème. Dans cet article, nous vous présentons des modèles de mails de relance professionnelle ainsi que quelques conseils pour adapter ces exemples à votre situation.
Adapter le ton et le contenu en fonction de votre interlocuteur
Premièrement, il est essentiel de prendre en compte la relation avec votre interlocuteur et son poste au sein de l’entreprise. Ainsi, un mail destiné à un supérieur hiérarchique ne sera pas construit de la même manière qu’un message destiné à un collègue.
Message à un supérieur hiérarchique
Lorsque vous écrivez à un supérieur hiérarchique, adoptez un ton formel et respectueux. Exemple :
Bonjour [Nom du supérieur],
J’espère que tout va bien pour vous. Je me permets de vous relancer concernant [sujet de la demande initiale]. Nous avons besoin de cette information avant le [date limite] et je tenais à m’assurer que vous avez bien reçu mon précédent mail.
Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire et vous souhaite une bonne journée.
Cordialement,
[Votre nom]
Message à un collègue ou un collaborateur
Lorsque vous écrivez à un collègue ou un collaborateur, vous pouvez adopter un ton moins formel et plus amical. Exemple :
Salut [Nom du collègue],
J’espère que tu vas bien. Je voulais juste te relancer concernant [sujet de la demande initiale]. As-tu eu le temps de regarder cela ? N’hésite pas si tu as des questions ou besoin d’aide.
Passe une bonne journée,
[Votre nom]
Utiliser des techniques pour encourager la réponse
Pour inciter votre interlocuteur à réagir rapidement, il est nécessaire d’utiliser certaines astuces dans l’écriture de vos mails de relance.
Mettre en avant l’urgence ou l’importance
Soulignez l’urgence ou l’importance de la demande dans votre message. Par exemple :
Bonjour [Nom du contact],
Je me permets de revenir vers vous concernant notre demande de devis du [date] pour le projet [nom du projet]. Nous devons impérativement boucler ce dossier d’ici le [date limite] afin de respecter les délais imposés par notre client. Une réponse rapide de votre part serait grandement appréciée.
Merci d’avance et bonne journée,
[Votre nom]
Poser une question précise
Demandez directement à votre interlocuteur s’il a bien reçu votre précédent mail et s’il a besoin d’informations complémentaires. Exemple :
Bonjour [Nom du contact],
J’espère que tout va bien de votre côté. Je souhaitais savoir si vous aviez reçu mon mail du [date] concernant [sujet de la demande initiale]. Si ce n’est pas le cas, je peux vous renvoyer les informations en question.
Bonne journée et à bientôt,
[Votre nom]
Relancer après une première relance sans réponse
Certaines situations nécessitent plusieurs mails de relance pour provoquer une réaction. Dans ce cas, il est utile de modifier légèrement votre approche.
Adapter le ton à la situation
Lorsque vous écrivez un deuxième mail de relance, faites preuve de patience et de compréhension tout en insistant sur l’importance de la requête initiale. Exemple :
Bonjour [Nom du contact],
J’imagine que vous êtes très occupé(e) ces derniers temps, et c’est pourquoi je me permets, une nouvelle fois, de revenir vers vous au sujet de [sujet de la demande initiale]. J’ai bien conscience des contraintes de temps que nous avons tous, mais notre projet dépend grandement de cette information.
Merci de me tenir informé dès que possible et n’hésitez pas si vous avez besoin de précisions supplémentaires.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Proposer une solution alternative ou un autre contact
Démontrez votre volonté de trouver une solution en proposant un autre moyen d’obtenir l’information souhaitée. Exemple :
Bonjour [Nom du contact],
J’espère que tout va bien pour vous. Comme je n’ai pas eu de réponse à mon mail concernant [sujet de la demande initiale], je me demandais si je devrais plutôt contacter une autre personne au sein de votre département. Pourriez-vous m’indiquer vers qui me tourner ?
Je vous remercie pour votre attention et vous souhaite une excellente journée,
[Votre nom]
En résumé, les meilleurs mails de relance professionnelle sont ceux qui s’adaptent à la relation avec l’interlocuteur, mettent en avant l’urgence ou l’importance de la demande et utilisent des techniques pour encourager la réponse. Les modèles présentés dans cet article vous permettront de construire facilement vos propres messages de relance personnalisés.
